Bertempat di Aula A, Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olahraga (Disdikbudpora), Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Semarang telah menyelenggarakan Sosialisasi Kearsipan Bagi Perangkat Daerah Tahun 2025 pada hari Kamis (20/2). Acara dibuka langsung oleh Kepala Diarpus Kabupaten Semarang, Heru Cahyono, S.E., M.M., yang menekankan pentingnya pengelolaan arsip bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara.
Hadir sebagai narasumber, Kepala Bidang Kearsipan sekaligus Plt. Sekretaris Diarpus Kabupaten Semarang, Ibu Yiyi Setyaningtyas, S. Sos, M.T., yang memaparkan makna penyusutan arsip, manfaat dan prosedur penyusutan arsip. Penyusutan Arsip didefinisikan sebagai kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan dan menyerahkan arsip. Tujuan penyusutan arsip adalah menghemat dan meningkatkan efisiensi, mendayagunakan arsip aktif dan inaktif, memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang bernilai tinggi. Menurut Yiyi, tahap penyusutan arsip adalah Pemindahan Arsip; dilaksanakan oleh unit pengolah ke unit kearsipan, Tahap Pemusnahan Arsip; dilaksanakan oleh unit kearsipan dan Tahap Penyerahan Arsip; dilaksanakan oleh unit kearsipan ke lembaga kearsipan.
Hadir sebagai narasumber kedua, arsiparis ahli muda, Drs. Budiyono memaparkan tentang alih media arsip yang didefinisikan sebagai proses konversi dari media atau cetak, ditulis dan atau di gambar ke dalam bentuk atau format digital. Adapun tujuan alih media adalah agar arsip atau rekaman informasi dapat diakses melalui sistem komputer, salah satu strategi pelestarian arsip masa kini agar dapat selalu mengikuti perkembangan teknologi, agar arsip dapat dijaga di lokal repositori atau cloud storage. Aplikasi SRIKANDI (Aplikasi Pengelolaan Arsip Elektronik Terintegrasi) merupakan salah satu bentuk alih media digital yang dikembangkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) dan diluncurkan oleh pemerintah.
Selanjutnya, juga dilaksanakan workshop Aplikasi SRIKANDI pada Selasa (25/02) di Aula Badan Perencanaan Pembangunan Riset dan Inovasi Daerah (Bapperida) Kabupaten Semarang. Workshop dibuka oleh arsiparis ahli muda Drs. Budiyono dan diikuti oleh perwakilan seluruh OPD. Pada kesempatan tersebut telah dilaksanakan pelatihan input data di aplikasi SRIKANDI dan diskusi tanya jawab bersama narasumber Arsiparis Terampil, Waldy Siahaan, A. Md. Dalam dua acara yang diadakan tersebut, Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kabupaten Semarang terlibat dalam sosialisasi kearsipan untuk menciptakan tertib arsip di lingkungan internal. Selain itu Diskominfo juga berperan memfasilitasi Diarpus dalam upaya penerbitan Tanda Tangan Elektronik (TTE) di aplikasi SRIKANDI untuk keperluan surat menyurat. (*/RTH;Foto:TimDiarpus)
